08.02.2012

Подготовка к выставке: как избежать неразберихи на старте


Готовимся с клиентом к выставке, до которой осталась неделя. Решение об участии было принято лишь в середине января, поэтому работаем в состоянии жесткого дедлайна. Мобилизован весь немногочисленный персонал компании, перед каждым поставлены четкие задачи. И я не представляю, какой хаос мог сейчас твориться, если б не стандарт участия в выставке.

Итак, что это за документ?

Он полностью регламентирует всю работу, связанную с подготовкой и участием компании в выставке. Лучше не полениться и посвятить несколько дней этому документу в самом начале подготовки к выставке. Я так и сделал. Это и бизнес-процесс, и справочник, и перечень работ, и обучающий материал для сотрудников. Ниже перечислю несколько пунктов, которые могут быть в стандарте.

Оформление стенда – здесь указывается точное месторасположение стенда, перечисляется все оборудование, а затем описывается вся логистика на стенде. Благодаря этому, например, удалось понять, что нам не хватает точки для первичного контакта с клиентом, и поэтому пришлось дополнительно арендовать тумбу рецепции. Появилась схема движения клиента на стенде, в соответствии с ней всё и расставили – вот рекламная стойка, вот мобильный стенд, вот тумба, а вот и столик для консультации.

Перечень документов – перечисляются все до единого документы, которые будут использоваться на стенде, от копии договора с выставочной дирекцией до рекламных листовок, с указанием количества. Еще один важный момент – это терминология для каждого документа. Корпоративная листовка, база новых клиентов и т.д. – каждый документ получает четкое название, которое затем используется всеми сотрудниками. Иначе потом можно запутаться.

График работы – очень важная вещь. Если один человек работает на стенде весь день, то к вечеру он может впасть в прострацию. А с клиентами всегда надо быть на высоте. Поэтому лучше работать по сменам, тогда сотрудники будут отдохнувшими и полными сил. Здесь очень пригодится подробный график работы.

Стендовая команда – здесь расписываются роли в стендовой команде, требования к внешнему виду, методы взаимодействия сотрудников друг с другом, перечень стоп-действий. Стендовая команда должна работать как единый слаженный механизм.

Взаимодействие с клиентами – в этом пункте желательно написать бизнес-процесс, от первичного контакта с клиентом и консультации до завершения встречи. Со всеми речевыми формулами, которые сотрудники должны выучить назубок. Со всеми документами, которые используются на каждом этапе. С описанием результата каждого этапа.

Привлечение клиентов – выставка представляет собой конкурентную среду в миниатюре, поэтому если у вас не огромный стенд в центре зала, то необходимо активно привлекать клиентов на стенд. А у нас как раз небольшой стенд, до которого клиенту еще надо добраться. В этом разделе описал методы привлечения. Например, тот же лифлеттинг – как должен выглядеть промоутер, где ему необходимо находиться, какие речевые формулы он использует, сколько флаеров ему нужно и т.д. Если предположить, сколько флаеров промоутер раздаст за час, то, помножив количество флаеров на количество часов, можно получить общее количество требуемых флаеров.

Перечень всех материалов – здесь просто перечисляется всё, что нужно к выставке, от шариковых ручек до бутылок с минеральной водой, с точным указанием количества. В идеале желательно еще и сразу составить точную калькуляцию, а также указать ответственных за каждый материал.

Пунктов в стандарте может быть и больше, например, «работа с клиентами после выставки», «описание ивентов на стенде», «взаимодействие с администрацией», «заезд на выставку и выезд с неё» и т.д. Всё зависит от профиля деятельности экспонента, от времени и желания.

Кстати, на основе стандарта потом легко делается план мероприятий со всеми задачами, сроками и ответственными. План мероприятий превращается в приложение к стандарту подготовки к выставке.

После того как был сделан стандарт, я презентовал его сотрудникам компании-клиента, мы его распечатали и раздали каждому для изучения. На этой неделе планирую провести небольшой тренинг для будущей стендовой команды, чтобы отработать бизнес-процесс взаимодействия с клиентами. Распределим роли между сотрудниками и будем репетировать.

Конечно, стандарт – это не устав вооруженных сил, в нем может что-то меняться, потому что в процессе подготовки к выставке появляются новые детали, которые были неизвестны при разработке стандарта. Да и свежие креативные идеи приходят. Но базовый регламентирующий документ, на мой взгляд, должен быть.

Если у вас есть опыт подготовки к выставкам, поделитесь, пожалуйста. Делаете ли вы подобный стандарт? Может, нужны еще какие-то важные документы? На что, прежде всего, обратить внимание при подготовке к выставке, особенно на старте? Буду рад любым комментариям и советам.

9 комментариев:

комментирует...

Евгений, спасибо за пост. Очень познавательно!
Персонал не сильно противится такому нововведению? Мне кажется здесь еще необходимо упор в предпродажном тренинге сделать на мотивацию и желание продавцов вообще продавать. Здесь с некоторыми лингвистическими правками) я пользовался внутренними письмами Чичваркина в его офисы, когда он был владельцем Евросети.
Также я в свое время еще очень многое почерпнул у ребят с витринистики.ру по оформлению витрин, как немаловажный фактор узнаваемости и благоприятности восприятия бренда.
Если ссылка пройдет, то вот их сайт http://vitrinistika.ru/

комментирует...

Дмитрий, спасибо за комментарий и хорошую подсказку. Мы придумали мотивацию для работы на стенде - это соревнование между сотрудниками с призом победителю. Персонал достаточно продвинутый, компания работает в сфере ипотечного брокериджа и недвижимости. На тренинге обязательно будем работать с мотивацией, при этом главный упор будет на отработку бизнес-процесса работы с клиентом на стенде. Сопротивления нет, скорее есть неуверенность, потому что большинство впервые участвуют в выставке. В любом случае, успех будет зависеть от работы персонала на выставке.

За ссылку отдельное спасибо, есть чему поучиться.

комментирует...

держи письмо на почтовый ящик на фронт.ру

комментирует...

Пацаны с Ботсада™, большое спасибо за хороший совет! Отправил ответ по e-mail.

комментирует...

Женя, очень полезно, спасибо.
Я бы еще добавил: я, обычно, делаю некую формочку (в электронном и бумажном виде), в которую стендисты вводят инфу о людях и запросах (сначала руками, потом в эксель).

комментирует...

Саша, спасибо за комментарий и ссылку в твиттере. Да, такую форму тоже предусмотрел. На стенде будут проводиться бесплатные консультации клиентов, и для каждой консультации предусмотрена специальная анкета, данные потом переносятся в базу клиентов в Excel.

комментирует...

Евгений, привет!

Интересный материал, все по делу! Организовывал конференции, поэтому знаком с подготовкой к мероприятиям, но только с немного другой стороны.

Вот, например, о том, как продвигать мероприятия: http://zaplatnikov.blogspot.com/2008/09/10.html
или как мероприятия правильно посещать:
http://zaplatnikov.blogspot.com/2009/01/7.html

Как дела вообще?)

комментирует...

Привет, Леонид! Спасибо за ссылки, статьи действительно полезные. Кстати, подпишись на мой . Я его восстановил в прошлом году, но под новым именем. Тебя давно уже читаю :) В твиттере описал впечатления от сегодняшнего первого дня выставки.

комментирует...

интересная статья, сейчас нахожусь в такой же атмосфере ...